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jueves, abril 12, 2007

Mal uso del correo electrónico

El pasado sábado por la mañana comentaba con un amigo, empresario del sector de las telecomunicaciones, la falta de formación en las Pymes sobre el uso de Internet y, concretamente, del correo electrónico.

Mi pequeña disertación se producía al constatar que una gran parte de los usuarios de las empresas tienen incorrectamente configurado sus cuentas de correo electrónico. Aquí va una lista de defectos más corrientes en el uso del mismo:

· Recibes un correo de Pepe. En tu lista de mensajes nunca podrás adivinar que Pepe es "José Pérez", gerente de la empresa Sin Futuro SL. Muchos usuarios empresariales ponen sus nombres coloquiales como remitente de las cuentas de correo en vez de su nombre y, al menos, el primer apellido así como el nombre de la empresa. Lo normal sería recibir un correo de "José Perez - Con Futuro SL" y esto nos permitiría identificar en el listado de mensajes la posible importancia del mismo.

· Correos sin asunto. Estoy cansado de recibir correos con el asunto en blanco. Me obligan a abrirlo cada vez que lo veo en el listado de mensajes para saber cual era el objeto del mismo. Lo ideal: "Presupuesto informatización - Con Futuro SL para Fernando Alvarez"

· Falta de datos completos en la firma del mensaje. Otro caso típico. Recibes un mensaje de una persona/empresa que no esperabas y en la firma ves Pepe (cuando en muchos casos ni siquiera eso). Si en vez de contestarle por email quieres hacerlo telefónicamente te ves obligado a: ver su dirección de correo, ir a la página web de la empresa, intentar localizar por todos los medios su teléfono y llamar a un tal Pepe de esa empresa. Lo ideal: Nombre completo en la firma, cargo en la empresa, nombre de la empresa, dirección, población, teléfono, fax, página web y correo electrónico. Esto se puede configurar fácilmente en los lectores de correo. ¡Ah! y configurar la firma automática no sólo para los nuevos correos, sino también para los reenvíos y respuestas.

· No vigilar el tamaño de los archivos que se envían. Ayer recibí un correo de una empresa cliente que pesaba 16 Mb. Me quedé alucinado. Texto del mensaje "Te envío la orden de compra que comentamos". Documento adjunto de Word de nombre "orden.doc". Lo abro y cual no será mi sorpresa cuando era una página (repito 1 página) de Word.... Eso sí... con una preciosa foto de fondo. ¡Qué desperdicio de recursos!

· El uso de mayúsculas. Aunque parezca mentira, las mayúsculas las usamos en los textos escritos para RESALTAR alguna palabra y no PARA ESCRIBIR TODO EL MENSAJE. tambien tenemos que tener cuidado de no escribirlo todo en minusculas y sin signos de puntuacion ya que se hace cansino.

· Finalmente la presentación del mensaje (tipos de letra, fondos,...). Os juro que la fuente Comic Sans NO es legible y tampoco parece que esté escrito a mano. Las negritas en todo el texto no mejoran la legibilidad del mismo. Y los fondos y logos solo son adecuados si no pesan más allá de 5 o 10 Kb.

Y seguro que se quedan en el tintero varias otras!!

Fernando Alvarez

Blocky.com

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