El retorno de inversión en una extranet está en tus manos

Cuando una empresa decide que su web sea algo más que un escaparate en Internet de imagen de la empresa, la apuesta más común es disponer de una extranet, es decir, crear una red privada para sus clientes y/o distribuidores para el flujo de información (stock, tarifas...) y documentos (facturas, presupuestos...). Los beneficios intangibles de disponer de una extranet van desde la mejora de la competitividad hasta la reducción de los tiempos en el ciclo comercial. Conseguir que se convierta en beneficios medibles está en las manos de quien decide implantarla.

Cuando una empresa decide invertir en tecnología espera poder recuperar su inversión con los beneficios. Existen múltiples razones para implantar una extranet en una empresa o agrupación. Por ejemplo, el flujo cada vez mayor de comunicación con clientes y distribuidores, tan difícil de gestionar y que tanto tiempo lleva. Éstos necesitan disponer de información actualizada en todo momento. Por ello, el poder automatizar procesos como la actualización de información, como precios, o agilizar el ciclo comercial (solicitud de presupuesto, envío de pedidos, albaranes, facturas, ofertas...) será ventajoso para todos. ¿Pero cómo calculamos el retorno de inversión?

Los estudios demuestran que una extranet, sobre todo si posee conectividad de datos, consigue que las empresas sean más competitivas, aumenten las ventas, reduzcan costes y burocracia, mejore la atención al cliente, aumente la colaboración entre empresa y por lo tanto la fidelización o se reduzcan los tiempos de respuesta.

Desde la empresa tecnológica TLR, se estima que aquellas empresas que dispongan de una extranet poseerán una diferencia sustancial respecto de sus competidores, lo cual redunda en la competitividad. Pero todo esto sigue siendo un poco inmaterial. Resulta complicado medir el retorno (ROI) analizando propiamente el sistema. Sí podemos realizar un seguimiento de las ventas, una vez implantado el sistema, para ver en qué medida aumentan, un control de gastos y de renovación de contratos de clientes, que serán algunos de los indicadores clave del éxito de la innovación.

Si pensamos en las utilidades de la extranet, como la gestión de contenidos, veremos que con la conectividad inteligente podemos actualizar tarifas, por ejemplo, en el momento mismo en que cambian, incluso antes, cuando antes, a lo mejor, teníamos que hacer horas extra y en muchos casos no conseguíamos actualizar los datos a tiempo. En el caso de a comunicación, podemos automatizar la comunicación de ofertas, recepción de pedidos, etc. De esta forma se reducirán los errores en un 95% que se producían en el proceso manual.

Pero no basta con implantar el sistema. Es necesario comunicar (carta, fax o mail) a los que van a ser usuarios de la extranet que se va a implantar y que a partir de determinada fecha, recibirán y enviarán toda la información por este medio. Además, se debe indicar qué le aportará este nuevo vehículo de comunicación, de qué funcionalidades dispone o los requisitos mínimos para conectarse. Se establecerá un período de adaptación en el que convivirán el sistema tradicional y el nuevo para dar tiempo a las empresas a adaptarse.

En la medida en que te esfuerces en sacar adelante tu proyecto mayores beneficios recibirás en menos tiempo. Está en tus manos. No olvides promocionar este servicio en la parte pública de tu página web o en tus folletos, de forma que tu clientela vea que te esfuerzas por ellos e incluso puedas sumar puntos de cara a obtener un nuevo cliente.

Por último, matizar que si perteneces a una empresa o agrupación con centros o socios en diferentes localidades notarás una mayor reducción de costes, derivado de la no recepción y no envío de faxes o cartas. En general, serás más productivo debido al intercambio de información en tiempo real.